CRM Business Notes - Import von Kontakten aus CSV-Textfile

 

Import von Kontaktdaten aus einer CSV-Datei

 

Für den Fall, dass Deine Kontakte z.B. in der Windows-Welt und im Apple Adressbuch vorliegen, bietet Business Notes für fortgeschrittene User ein effizientes Instrument zum Import von Massendaten aus einer CSV-Datei an.

 

Hinweis: damit ein Import erfolgen kann, muss die fertige CSV-Datei auf dem iPad (lokal) oder in einem Cloud-Ordner vorliegen. Die lokale Bereitstellung geschieht über das Öffnen eines eMail-Anhangs oder das iTunes FileSharing.

 

Folgende Schritte sind dazu notwendig:

 

1. Erstellen der Kontaktdaten in MS-Excel oder OpenOffice

2. Export der Excel-Tabelle in eine CSV-Datei

3. Übertrage der CSV-Datei auf das iPad

4. Import der CSV-Datei in Business Notes

 

1.Erstellen von Kontaktdaten in einer Tabellenkalulation (MS-Excel oder OpenOffice)

 

Die gebräuchliste Art Kontaktdaten für eine CSV-Datei zu erstellen ist die Anwendung von Microsoft Excel oder von kompatiblen Freewareversion wie z.B. OpenOffice.

 

Dazu empfehlen wir das anhängende Excel-Template herunter zu laden und zu nutzen. Dieses Template ist 'ready-to-use' ohne dass Du Dir Gedanken über Strukturen und Feldnamen machen musst. (wenn Du ein eigenes Template erstellen willst, müssen die Struktur und Feldbezeichnungen exakt dem Template entsprechen. Andererseits wird der nachfolgende Import auf Fehler laufen).

 

Die Inhalte der Einträge dürfen keine Zeichen enthalten, die vom System zum Lesen und Aufteilen der Datei verwendete werden. Solche Zeichen sind: ',' Komma  und ';' Semikolon.

 

 

Download
Excel Template zur Aufnahme von Kundendaten
BN_Addresses.xls
Microsoft Excel Tabelle 7.0 KB

Der Aufbau der Struktur, die Feldnamen oder der Dateiname sind vorgeschrieben und dürfen nicht geändert werden. Der Beispieleintrag im Template soll Dir nur die Dateneingabe in den einzelnen Feldern veranschalichen.


2.Export der Exceltabelle in eine CSV-Datei

 

Nach Eingabe der Kontaktdaten werden diese in einer CSV-Datei gespeichert werden - eine Komma/Semikolon separierte Textdatei.

 

Gehe dazu zum 'Speichern unter ...' Menuepunkt von MS-Excel, selktieren sie das Standard CSV-Format und geben den Dateinamen BN_Addresses.csv ein:  

 

CSV-Datei erstellen
CSV-Datei erstellen

 

Wenn Sie im originalen MS-Excel arbeiten sind alle notwendigen Arbeiten getan. Betätigen Sie ok und die CSV-Datei wird erstellt.

 

In anderen Applikationen werden Sie u.U. nach Trennzeichen gefragt. In solchen Fällen wählen Sie Semikolon (;) oder Komma (,). Wählen Sie keine anderen Trennzeichen oder andere angebotene CSV-Formate (wie z.B. MSDOS-CSV, MAC-CSV). 


3.CSV-Datei auf das iPad übertragen

 

Die einfachste und eleganteste Methode die CSV-Datei nach CRM Business Notes zu importieren, ist die Bereitstellung über den Cloud-Server. Kopiere dazu einfach die CSV-Datei in den Import-Orderner von CRM Business Notes auf dem Cloud-Server. 


4.Import der CSV-Datei

 

Öffne dann in Business Notes den Dateimanager und wähle den Cloud-Speicher. Nach Betätigen des Button CSV-Import gelangst Du in den Import-Ordner, wo Du die gerade erstellte Datei einfach anklickst. CRM Business Notes erkennt alleine, welche Schritte zu tun sind und arbeitet dieses ab.

 

Wenn die CSV-Datei in MS-Excel oder einem anderen kompatiblen Programm mit dem Standard-Zeichensatz 'Windows 1252' oder 'WinLatin1' erstellt wurde, dann betätige den Button 'Microsoft Excel' im erscheinden Menue.

 

Wenn Du zur Erstellung einen Texteditor mit UTF-8 Zeichensatzkodierung verwendet hast, betätige den Button 'andere UTF8-Formate'. 

 

Der Import kann 5 Sekunden/1000 Datensätze dauern. NachAbschluss wird eine Statusmeldung über die Anzahl importierter Records und evt. Duplikate angezeigt.

 

Hinweise & Empfehlung für den Import: 

  • die techn.korrekte Erstellung der CSV-Datei zum Zwecke des Import in CRM Business Notes obliegt alleine dem Anwender.
  • bei begrenzten iPad Speichers, sollte die Anzahl an Importdaten nicht mehr als 500 - 1000 Datensätze betragen. Hast Du mehr Kunden zu importieren, kürze den CSV-File.
  • stelle sicher, dass bei dem CSV-Export aus MS-Excel heraus der Standardzeichensatz Windows 1252/WinLatin 1 eingestellt ist (Defaulteinstellung)
  • bei der CSV-Erstellung in einem textbasierten System mußt Du die Daten mit der Zeichenkodierung UTF8 speichern.