CRM Business Notes 4 - Import von Kontakten aus CSV-Textfile

 

Import von Kontaktdaten aus einer CSV-Datei

 

Für den Fall, dass sehr viele Kontakte nach Business Notes zu importieren sind, bietet Business Notes ein effizientes Instrument zum Import von Massendaten aus einer CSV-Datei an.

 

Hinweis: damit ein Import erfolgen kann, muss die fertige CSV-Datei auf dem iPad (lokal) oder in einem Dropbox-Ordner vorliegen. Die lokale Bereitstellung geschieht über das Öffnen eines eMail-Anhangs oder das iTunes FileSharing.

 

Folgende Schritte sind dazu notwendig:

 

1. Erstellen der Kontaktdaten in MS-Excel oder OpenOffice

2. Export der Excel-Tabelle in eine CSV-Datei

3. Übertrage der CSV-Datei auf das iPad

4. Import der CSV-Datei in Business Notes

 

1.Erstellen von Kontaktdaten in einer Tabellenkalulation (MS-Excel oder OpenOffice)

 

Die gebräuchliste Art Kontaktdaten für eine CSV-Datei zu erstellen ist die Anwendung von Microsoft Excel oder von kompatiblen Freewareversion wie z.B. OpenOffice.

 

Dazu empfehlen wir das anhängende Excel-Template herunter zu laden und zu nutzen. Dieses Template ist 'ready-to-use' ohne dass Sie sich Gedanken über Strukturen und Feldnamen machen müssen. (wenn Sie sich entscheiden ein eigenes Template zu erstellen, müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Struktur und Feldbezeichnungen exakt dem Template entsprechen. Andererseits wird der nachfolgende Import auf Fehler laufen).

 

Der Inhalt der Kontaktfelder darf keine Zeichen enthalten, die vom System zum Lesen und Aufteilen der Datei verwendete werden. Solche Zeichen sind: ',' Komma  und ';' Semikolon.

 

 

Download
Excel Template zur Aufnahme von Kundendaten
BN_Addresses.xls
Microsoft Excel Tabelle 7.0 KB

Der Aufbau der Struktur, die Feldnamen oder der Dateiname sind vorgeschrieben und dürfen nicht geändert werden. Der Beispieleintrag soll Ihnen die Dateneingabe in den einzelnen Feldern vereinfachen und sollte vor dem CSV-Export gelöscht werden.


2.Export der Exceltabelle in eine CSV-Datei

 

Nach Eingabe der Kontaktdaten müssen diese in eine CSV-Datei gespeichert werden - eine Komma/Semikolon separierte Datei.

 

Gehen Sie dazu zum 'Speichern unter ...' Menuepunkt von MS-Excel, selktieren sie das Standard CSV-Format und geben den Dateinamen 'BN_Addresses.csv' ein:  

 

CSV-Datei erstellen
CSV-Datei erstellen

 

Wenn Sie im originalen MS-Excel arbeiten sind alle notwendigen Arbeiten getan. Betätigen Sie ok und die CSV-Datei wird erstellt.

 

In anderen Applikationen werden Sie u.U. nach Trennzeichen gefragt. In solchen Fällen wählen Sie Semikolon (;) oder Komma (,). Wählen Sie keine anderen Trennzeichen oder andere angebotene CSV-Formate (wie z.B. MSDOS-CSV, MAC-CSV).

 


3.CSV-Datei auf das iPad übertragen

 

Der Dateiimport startet mit der Übergabe der CSV-Datei BN_Addresses.csv. Wie bereits beim PDF-Import beschrieben kann der Import über a) eMail oder b) die Bereitstellung im iTunes Orderner erfolgen.

 

Business Notes ist darauf ausgerichtet CSV-Dateien externer Quellen zu importieren und im iTunes Ordner abzulegen. Jede iOS-Applikation, die ein sogenanntes 'Öffnen in'-Menue anbietet zeigt Ihnen das Business Notes Icon. Durch Anwahl des Icon wird die Importfunktion von Business Notes gestartet - auch wenn sich dieses im Hintergrund befindet oder ausgeschaltet sein sollte.

 

Eine andere Möglichkeit des Imports ist das iTunes FileSharing. Verbinden Sie dazu Ihr Device mit iTunes und kopieren Sie die CSV-Datei auf das Device. 

 


4.Import der CSV-Datei

 

Starten Sie den Datei-Verwaltung und gehen Sie in zu 'Import-CSV'. Dort drücken Sie das Import-Symbol.

 

Wenn die CSV-Datei in MS-Excel oder einem anderen kompatiblen Programm mit dem Standard-Zeichensatz 'Windows 1252' oder 'WinLatin1' erstellt wurde, dann betätigen Sie den Button 'Microsoft Excel' im erscheinden Menue.

 

Wenn Sie zur Erstellung einen Texteditor mit UTF-8 Zeichensatzkodierung nutzen, betätigen Sie den Button 'andere UTF8-Formate'. 

 

Der Import kann 5 Sekunden/1000 Datensätze dauern. NachAbschluss wird eine Statusmeldung über die Anzahl importierter Records und evt. Duplikate angezeigt.

 

Empfehlung für den Import:

 

  • aufgrund des begrenzten iPad Speichers sollte die Anzahl an Importdaten nicht mehr als 500 Sätze betragen. Haben Sie mehr Kunden zu importieren, kürzen Sie den CSV-File.
  • stellen Sie sicher, dass bei dem CSV-Export aus MS-Excel heraus der Standardzeichensatz Windows 1252/WinLatin 1 eingestellt ist (Defaulteinstellung)
  • bei der CSV-Erstellung in einem textbasierten System müssen Sie mit der Zeichenkodierung UTF8 die Daten speichern

 

 

 

Disclaimer: it's the users sole responsibility to create and maintain a CSV-File which matches the recommended requirements with regard to the character set and the limit of records to be imported.