CRM Business Notes 4 - der Dropbox-Manager

Was ist Dropbox ?

Dropbox ist ein Cloud-Service zur Verwaltung von Dateien im Internet. Dabei wird eine Verzeichnisstruktur mit Ordner, analog den Dateimanager Ihres Computers aufgebaut. Sie können Ordner und Dateien anlegen, hochladen, herunterladen. Die Verzeichnisse sind dabei mit Ihrem Account geschützt, so dass nur Sie Zugriff darauf haben. Sie können aber auch Verzeichnisse ausgewählten Personen zuordnen, so dass diese darauf zugreifen können.

 

Mit letzterem Punkt lassen sich sehr einfach Teamverzeichnisse innerhalb von Arbeitsgruppen erstellen, über die Dateien und Nachrichten ausgetauscht werden können. Gerade vor diesem Hintergrund ist Dropbox interessant für CRM Business Notes - somit können Sie Reports von Ihren Dokumenten erstellen und Ihrem Team via Dropbox zur Verfügung stellen oder empfangen.

 

Durch das Einlesen werden diese Reports Ihrer Datenbank hinzugefügt.

 

 


Wie arbeitet die Dropbox-Integration in CRM Business Notes

Dropbox wurde so integriert, dass alle Upload und Download Funktionen asynchron im Hintergund durchgeführt werden. D.h. einmal gestartet können Sie die Funktion verlassen und andere Dinge in CRM Business Notes durchführen.

 

Die Dropbox-Funktion läuft zuverlässig im Hintergrund weiter ohne Sie bei anderen Arbeiten zu beeinträchtigen. Das funktioniert selbst wenn Sie eine andere App starten - dann läuft CRM Business Notes noch ca. 6-9 Minuten weiter. 


Dropbox Account erstellen

Die Einrichtung eines Dropbox Accounts (www.dropbox.com) ist kostenlos, ebenso die Nutzung bis 2 GB Daten. Sie ist überaus einfach und dauert i.d.R. wenige Minuten - Sie erstellen dabei einen Nutzer, eine eMail-Adresse und ein Passwort.

 

Hinweis: diese Nutzerkennung wird in CRM Business Notes zur Anmeldung benötigt !

 

Einer der Vorteile von Dropbox ist, dass es sich hierbei um Ihren Server handelt, der nur von Ihnen gesteuert wird ! MTbrain iOS Development ist aussen vor und geht nur davon aus, dass Sie einen Account haben.


Dropbox Einbindung in CRM Business Notes

Die Einrichtung für CRM Business Notes beginnt mit der Anmeldung an Dropbox - hier geben Sie Ihre Dropbox eMail Adresse und Ihr Passwort an.

 

Diese Anmeldung geschieht i.d.R. nur einmal - CRM Business Notes verbindet sich später automatisch mit Ihrem Account.

 

 

Nutzung von Dropbox von CRM Business Notes

Bei der Ersteinrichtung von Dropbox erstellt CRM Business Notes im Dropbox-Verzeichnis folgende Verzeichnisunterstruktur:

 

  • CRM Business Notes
    • Archive
    • Backup
    • Import
    • Report

 

Wichtige Hinweise: 

Diese Verzeichnisse sind sehr wichtig für den problemlosen Ablauf von CRM Business Notes und dürfen namentlich nicht verändert werden !

 

Archive:  

ist ein Systemordner und speichert archivierte (gelöschte) Dokumente und stellt sie hieraus auch wieder her. Dieses Verzeichnis und dessen Inhalte sollten von 'aussen' nicht bearbeitet werden.

 

Backup:

ist ein Systemordner und speichert Datenbank-Backups in einem speziell geschützen Format. Die Funktion 'Datenaustausch' greift exklusiv auf dieses Verzeichnis zurück. Verzeichnis und Inhalt sind ablaufkritisch für CRM Business Notes und dürfen nicht verändert werden.

 

Import:

ist ein Anwender-Ordner. Die Import-Funktionen von CRM Business Notes für Bilder, Office-Dateien, CSV-Importdateien, PDF-Anhängen greift auf dieses Verzeichniss zurück. Dateien, die von der App importiert werden sollen, werden in dieses Verzeichnis eingestellt und der Inhalt des Verzeichnisses wird von Ihnen bestimmt.

 

Reports:

ist ein Anwender-Ordner. Reports, die von Dokumenten- oder Aufträgen erstellt werden, werden standardmäßig in dieses Verzeichnis abgelegt. Sie können aber wahlweise jeden anderen Dropbox-Ordner auswählen (z.B. geteilte Firmen-Ordner).



Einstellung von Dropbox:

 

Mit dem Schalter 'mit Dropbox-Server' steuern Sie die Verbindung zu Dropbox. Diese kann ein- und ausgeschaltet werden.

 

Mit den anderen Schaltern legen Sie das Standardverhalten von CRM Business Notes mit Dropbox fest.

 

  • Im 'eingeschalteten' Zustand verwendet CRM Business Notes die entsprechenden Dropbox-Standardordner und zeigt deren Inhalte auch im Navigator an.
  • Im 'ausgeschalteten' Zustand erfolgt der Dateizugriff ausschließlich lokal. Dropbox-Ordner werden im Navigator nicht angezeigt.

 

Hinweis: nach Ersteinrichtung stehen alle Dropbox-Ordner auf 'aus' und müssen von Ihnen eingeschaltet werden. Erst damit wird die o.a. Ordner-Struktur angelegt.

 

 

Arbeiten mit dem Navigator

 

Der bisher bekannte Dateimanager wurde für die Anzeige von Dropbox-Ordnern und Dateien erweitert.

 

Ist der Schalter auf 'Dropbox' so werden die Inhalte des jeweiligen Dropbox-Ordners in einer Liste angezeigt, erkennbar an dem Cloud-Symbol. Durch Drücken des Cloud-Symbols wird der Download-Vorgang angestoßen. Die weitere Bearbeitung erfolgt automatisch.

 

Das Navigieren durch die Dropbox-Ordner erfolgt mit dem Chevron und dem Back-Button.

Import/Export von Backup Dateien

 

 

Unsere Dropbox-Funktionen beinhalten auch eine Datenaustausch-Funktion mit der Sie Ihre Datenbank in Ihrem Dropbox-Verzeichnis sichern und wieder einlesen können. Ideal um Ihre Arbeit regelmäßig zu sichern oder Datenbanken auf anderen Geräten zu nutzen.

 

Export

Sendet das aktuelle Backup in das Backup-Verzeichnis von CRM Business Notes Ihres Dropbox-Servers (siehe Filemanager). Alle relevanten Daten Ihrer Arbeit (Datenbank, Accountlisten, Screeneinstellungen) werden gesichert.

 

Import

Empfängt das aktuelle Dropbox-Backup im Backup-Verzeichnis von CRM Business Notes Ihres Dropbox-Servers und bereitet es auf die Anwendung in CRM Business Notes vor.