CRM Business Suite - der CloudSpeicher

Wenn wir von CRM Business Suite apps sprechen - meinen wir unsere iPad iOS-Applikationen - CRM Business Notes, CRM Business Deals und CRM Business MailDie u.a. Versionen beinhalten die gleiche Cloud Speicher Implementation, welche wir im Folgenden beschreiben wollen.

  • CRM Business Notes 5.0+
  • CRM Business Mail 3.0+
  • CRM Business Deal 3.0+

Was ist ein Cloudspeicher ?

Die Applikationen der CRM Business Suite bieten den Zugriff auf die populären Cloudspeicherdienste - Dropbox, GoogleDrive, Box und OneDrive an - Cloud-Services zur Verwaltung von Dateien im Internet. Dabei legt der Clouddienst eine Ordner- oder Verzeichnisstruktur, analog eines Dateimanager an. Nun kannst Du eigene Ordner anlegen und Dateien  hochladen, und herunterladen. Die Verzeichnisse und Dateiinhalte werden auf dem Server i.d.R. mit Deinem Account-Passwort verschlüsselt, so dass nur Du selbst Zugriff darauf hast.

 


Account erstellen

Bevor Du einen der o.a. Clouddienste in CRM Business Suite nutzen kannst, mußt Du auf den Internetseiten der jeweiligen Anbieter einen Account einrichten. Das ist wirklich sehr einfach ! Alle Anbieter bieten auch einen kostenlosen Service an, der zwischen 5GB- und 20 GB Speicherplatz bereitstellt. Die Einrichtung selbst ist bei allen Anbietern überaus einfach und dauert i.d.R. wenige Minuten - Du erstellst dabei eine Nutzerkennung (i.d.R. Deine eMail-Adresse) und ein Passwort.

 

Hinweise !

  • da dem Passwort eine zentrale Bedeutung bei der Verschlüsselung Ihrer Daten auf dem Server zukommt, wähle ein sicheres Passwort aus Groß- und Kleinbuchstaben und Zahlen !
  • Deine Nutzerkennung und das Passwort werden später in CRM Business Suite zur Anmeldung benötigt !

 

Einer der Vorteile der Clouddienste ist, dass es sich hierbei um Deinen persönlichen, verschlüsselten Server handelt, der nur von Dir gesteuert wird !

 

Wichtig: da der Zugriff von CRM Business Suite auf Deinen Cloud-Speicher nur mit einem, vom Anbieter verschlüsselten Zugriffscode (Token) erfolgt, kennt weder die Applikation, noch MTbrain iOS Development Deine Anmeldedaten.


Einbindung in CRM Business Suite

Die Einrichtung gestaltet sich sehr einfach und beginnt mit Betätigung des Button 'Verbinde Cloud-Speicher'. Dadurch wirst Du auf die Anmeldeseite Deines Cloud-Anbieters' geleitet und zur Eingabe Deiner Anmeldedaten aufgefordert. Danach erhält die Applikation vom jeweiligen Clouddienst einen verschlüsselten Zugriffscode(Token). Nur mit diesem erfolgt der Zugriff auf den Cloud-Speicher.

 

Diese explizite Anmeldung geschieht i.d.R. nur einmal, da CRM Business Suite sich den Zugriffscode in Deinem Schlüsselbund merkt und bei späteren Anmeldungen wiederverwendet.


Wie arbeitet die Cloud-Integration in CRM Business suite

Nach dem Du den Zugriff auf einen der Clouddienste in CRM Business Suite durchgeführt hast, kann die Applikation auf diese Cloud-Laufwerke zugreifen und so die dort gespeicherten Dateien verwenden.

 

Alle installierten Cloud-Dienste wurden so integriert, dass sie im Hintergund durchgeführt werden. D.h. einmal gestartet kannst Du die Funktion verlassen und andere Dinge in CRM Business Suite erledigen. Allerdings sollte das Abschalten von CRM Business Suite während eines großen Datentransfers vermieden werden. 

Nutzung in CRM Business Notes

Bei der Ersteinrichtung erstellt CRM Business Suite im Cloudspeicher folgende Verzeichnisunterstruktur:

 

  • CRM Business xxxx
    • Archive
    • Backup
    • Import
    • Report

 

Wichtige Hinweise: 

Diese Grundverzeichnisse wirst Du auch auf der Bearbeitungsseite Deines Cloud-Anbieters wiederfinden. Da diese Grundverzeichnisse für den problemlosen Ablauf von CRM Business Notes eminent wichtig sind dürfen sie namentlich nicht verändert werden !

 

Archive: (Systemordner)

ist ein Systemordner und speichert archivierte (gelöschte) Dokumente und stellt sie hieraus auch wieder her. Dieses Verzeichnis und dessen Inhalte dürfen von 'aussen' nicht bearbeitet werden.

 

Backup:(Systemordner)

ist ein Systemordner und speichert Datenbank-Backups in einem speziell geschützen Format. Die Funktion 'Datenaustausch' greift exklusiv auf dieses Verzeichnis zurück. Verzeichnis und Inhalt sind ablaufkritisch und dürfen nicht verändert werden.

 

Import:(Anwenderordner)

ist ein Anwender-Ordner.  Die Import-Funktionen von CRM Business Suite für Bilder, Office-Dateien, CSV-Importdateien, PDF-Anhängen greift auf dieses Verzeichniss zurück.

 

Zwar darf dieser Ordner nicht umbenannt werden, jedoch kannst Du beliebige Unterverzeichnisse erstellen. Dateien,  die importiert werden sollen, kannst Du in diesem Verzeichnis speichern.

 

Reports:(Systemordner)

ist ein Anwender-Ordner. Reports, die von Dokumenten- oder Aufträgen erstellt werden, werden standardmäßig in dieses Verzeichnis abgelegt.

 

 

Arbeiten mit dem Dateimanager

 

Der aus früheren Versionen bereits bekannte Dateimanager wurde für die Anzeige von Cloud-Ordnern und Dateien erweitert. Du kannst nun wählen, ob Deine lokalen iPad-Verzeichnisse oder aber der angemeldete Cloud-Speicher gelesen wird.

 

Ist der Schalter auf 'Cloud' gesetzt, so werden die Inhalte des jeweiligen Cloud-Ordners in einer Liste angezeigt, erkennbar an dem Cloud-Symbol - neben dem Dateinamen. Durch Drücken des Cloud-Symbols wird der Download-Vorgang angestoßen. Die weitere Bearbeitung erfolgt automatisch.

 

Das Navigieren durch den Cloud-Ordner erfolgt mit dem Chevron und dem Back-Button.

Import/Export von Backup Dateien

Der Dateimanager beinhaltet auch die Backup & Restore Funktion, mit der Du die eigentliche CRM-Datenbank im Dein Cloud-Verzeichnis sichern und später wieder einlesen kannst - ideal um Dokumente regelmäßig zu sichern und/oder Datenbanken auf anderen Geräten zu nutzen.

 

Backup & Export:

Sendet das aktuelle Backup vom lokalen Backup-Verzeichnis des iPads' in das Backup-Verzeichnis von CRM Business Suite Deines Cloud-Servers. Alle relevanten Datenhierachien (Datenbank, Accountlisten, Screeneinstellungen) werden nun gesichert. Je nach Umfang Deiner Datenbank, kann das einige Zeit in Anspruch nehmen.

 

Wie erstelle ich ein Backup ?

 

Import & Restore:

Empfängt das Cloud-Backup aus dem Backup-Verzeichnis des Cloud-Servers und bereitet es für die weitere Verwendung in CRM Business Suite vor. Dieser Vorgang ist datenbankkritisch, d.h er darf nicht unterbrochen werden. Er läuft vollautomatisch und meldet sich, wenn er abgeschlossen ist. Je nach Umfang Deiner Datenbank, kann das einige Zeit in Anspruch nehmen.