CRM Business Notes 4 - die Dokumenten-Detailsicht


Im Detailfenster erfolgt die eigentliche Erstellung des Dokuments und beeinhaltet neben den Grunddaten auch die Ereigniszusammenfassung. Je nach gewähltem Template erfolgt von hier aus das Hinzufügen weiterer Details und Anlagen.

 

Wichtige Änderung ab 3.3.0:

Um das unbeabsichtigte Ändern von Dokumenten zu verhindern, wird die Bearbeitung über den 'Bearbeiten'-Button in der Menueleiste eingeschaltet und den 'Sichern'-Button wieder abgeschlossen. Das Papierkorb-Symbol verwirft die letzten Änderungen.

 

Eine Liste der verfügbaren Anlage erhalten Sie über den 'Attachment-Button'.

 

 


Kalenderfunktionen:

Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Kalenderanwendung erteilt haben, werden alle Termine in Ihrem Kalender synchronisiert.

 

Termine:

Durch Antippen eines Datumfeldes erscheint das iOS-Kalendermenü, in dem das gewünschte Datum, wie auch andere Kalendereinträge gewählt werden können.

Die Datumseinträge Ihres Dokuments werden dann im Kalender gesichert.

 

Termine nicht mit dem Kalender verbinden:

Wenn Sie die Termine nicht im Kalender speichern wollen, brechen Sie die Kalenderbearbeitung einfach ab.

 

Anmerkung: für eine volle Funktionalität benötigt CRM Business Notes den Kalenderzugriff. Ohne diesen sind Planung, Alarme, Vergleiche und Berechnungen leider nicht oder nur eingeschränkt nutzbar.

 

 

 

Separaten Business Notes Kalender erstellen

 

Normalerweise nutzt Business Notes den eingestellten iPad Standardkalendar um Ereignisse in den Kalender zu übertragen. Bei sehr vielen Terminen kann es aus Gründen der Übersichtlichkeit Sinn machen einen separaten Business Notes Kalender zu nutzen.

 

Die Einrichtung eines solchen Kalenders erfolgt in dem Einstellungsmenue der Hauptseite. (Hinweis: bevor Sie diese Einrichtung vornehmen, sollte in der Sektion 'iCloud' der Geräteeinstellungen die Kalenderoption angeschaltet sein).

 


Arbeiten mit Anlagen:

 

wie bereits oben erwähnt können Sie einem Event unterschiedliche Anlagen anhängen. Dabei variieren die Anlagetypen je nach Event-Type. Die Anlagetypen des umfangreichsten Event-Type - dem Meeting - werden hier im Einzelnen beschrieben:

 

1. Die Detail-Seiten (auch Topics) :

für die großen Ereignisvorlagen können bis zu vier weiterreichende Detailseiten dem Dokument hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu den Attachment-Button in der rechten unteren Ecke und wählen Sie 'Detailseiten' aus der Liste. Weiterlesen ....

 

2. Das Kundenfeedback:

mit der Feedback-Funktion können Sie Ihr persönlichen Kundenfragebogen einrichten und so das Kundenfeedback zu Ihren oder Ihrer Firma erfassen und dem Event hinzufügen. Klicken Sie dazu den Attachment-Button in der rechten unteren Ecke und wählen Sie 'Feedback' aus der Liste. Weiterlesen .... 

 

 

3. Dateianhänge importieren:

CRM Business Notes kann PDF-, viele MS-Office Dateien, Bild- und HTML-Formate externer Quellen verarbeiten und einem Dokument hinzuzufügen. 

 

Dateiquellen:

Dateien, die als Anlage einem Dokument hinzugefügt werden sollen, können aus verschiedenen Quellen verarbeitet werden: dem Open-IN Menü, Dropbox-Ordner und lokalen Ordner des iTunes File-Sharings. 

 

Open-In Menue:

iOS-Applikationen mit einem  sogenannten 'Öffnen in'-Menü (z.B. Mail), zeigt das CRM Business Notes Icon an, wenn die Datei verarbeitet werden kann.

 

Durch Anwahl des Icon wird die Importfunktion von Business Notes gestartet und die Datei von der iOS-Applikation im Import-Ordner von CRM Business Notes gesichert.

 

Dateianhänge aus Dropbox Ordner

Die meistbenutzte Variante ist mittlerweile das Einbinden des Dateianhangs über Ihren Dropbox-Ordner. Wenn Sie Dropbox nutzen, wählen Sie einfach über Dropbox-Cloud Ihre Datei in aus dem entsprechenden Dropbox-Ordner aus. Sie wird dann auf das Device heruntergeladen.

 

Dateianhänge aus lokalem Ordner

Der  andere Variante ist das Einbinden des Dateianhangs über Ihren iTunes Impor-Ordner. Wenn Sie das iTunes Filesharing nutzen, wählen Sie einfach über Lokale Dokument Ihre Datei aus aus. 

 

Dateien einem Dokument anhängen  

Wenn Sie die Datei aus einer der o.a. Methoden bereitgestellt haben, können Sie es durch den Hinzufügen-Button dem Dokument hinzufügen.

 

Hinweis:

Da CRM Business Notes geschäftssicher gestaltet ist, darf eine nachträgliche Veränderung seiner Anlagen oder Netzwerkverlinkungen keine Auswirkungen auf das operative Dokument haben. Deshalb arbeitet CRM Business Notes auch nicht mit Dateilinks (Links, wie auch deren Inhalte können sich ändern).


Alle Dateianhänge werden deshalb zum Zeitpunkt der Erstellung auf Ihrem Gerät dokumentensicher verarbeitet, d.h. das Löschen einer Datei im Import-Verzeichnis oder dem Dropbox-Verezichnis verändert Ihr eigentliches Dokument nicht

 

 

 

 

Audio Recorder:

 

Jedem Kundenereignis kann eine kurze Audiobotschaft zugefügt werden. Der Audiorecoder erlaubt Ihnenn Kurzkommentare und Anmerkungen in einer Länge von 5 Minuten aufzunehmen und mit dem Dokument zu speichern. Die Tastensymbole des Recorder sind kompatibel zu einem echten Voicerecorder:

 

Recordertasten (von links nach rechts):

  1. Start Aufnahme
  2. Wiedergabe Aufnahme
  3. Stop
  4. Reject Recorder

 

Taschenrechner

 

Mit dem Taschenrechner können Sie alle Berechnungen bis hin zu komplexen wissenschaftlichen Berechnungen incl. Formula-Injection durchführen. Der Rechner basiert auf der iPhone-Version des bekannten Rechners von MTbrain -  Scientific Calculator B1.


Wenn Sie das Rechenergebnis in Ihrem Dokument verwenden möchten, tippen Sie einfach den 'Transfer to document'-Button und danach einfach auf das Text-Eingabefeld als Zielort.